Privacybeleid - Polderbase.ai

Laatst bijgewerkt: 10 januari 2026

1. Inleiding

Polderbase.ai ("wij," "ons," "onze") zet zich in voor de bescherming van de privacy van onze websitebezoekers en klanten. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / General Data Protection Regulation - GDPR) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG).

2. Ons Consortium en Gegevensverantwoordelijkheid

Polderbase opereert als een consortium van verschillende rechtspersonen. Deze entiteiten fungeren als Gezamenlijke Verantwoordelijken (in de zin van artikel 26 GDPR) omdat zij gezamenlijk de doeleinden en middelen voor de gegevensverwerking zoals beschreven in dit beleid bepalen.

Om transparantie en een enkel aanspreekpunt voor onze gebruikers te waarborgen, hebben wij de volgende entiteit aangewezen als onze hoofdcontactpersoon voor privacykwesties:

  • Leidend Entiteit: AsterX B.V.

  • Kamer van Koophandel (KvK) Nummer: 94279306

  • E-mail: info@polderbase.ai

De entiteiten binnen ons consortium hebben een Overeenkomst Gezamenlijke Verantwoordelijkheid gesloten om te coördineren hoe wij uw gegevens behandelen, beveiligen en op uw verzoeken reageren.

3. Gegevens die wij Verzamelen

Wij verwerken persoonsgegevens die zijn verkregen via twee hoofdroutes:

A. Gegevens die u verstrekt (Inbound)

Wanneer u onze website of contactformulier gebruikt:

  • Identificatie & Contact: Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Telefoonnummer.

  • Communicatie-inhoud: Alle informatie die u vrijwillig verstrekt in berichtvelden.

B. Gegevens verkregen van Derden (Outbound/Prospecting)

Om potentiële zakenpartners en klanten te identificeren, kunnen wij professionele contactinformatie verkrijgen van derde dienstverleners en openbare bronnen (bijv. Apollo.io, LinkedIn):

  • Professionele Gegevens: Functietitel, bedrijfsnaam, professioneel e-mailadres en zakelijk telefoonnummer.

  • Bron: Wij zorgen ervoor dat deze leveranciers voldoen aan de gegevensbeschermingsnormen voordat we hun gegevens in onze systemen integreren.

C. Technische Gegevens

  • Gebruik Gegevens: IP-adres, browsertype en gebruiksgegevens verzameld via cookies (zie Sectie 9).

4. Doel en Rechtsgrond voor Verwerking

In overeenstemming met artikel 6 van de GDPR, verwerken wij uw gegevens op basis van de volgende wettelijke gronden:

Doel

Categorie van Gegevens

Juridische Grondslag

Reageren op vragen: Beheren van leads uit contactformulier inzendingen.

Naam, E-mail, Telefoon, Bericht

Uitvoering van een contract (precontractuele maatregelen).

Doel

B2B Prospectie: Identificeren en benaderen van potentiële zakelijke klanten.

Categorie van Gegevens

Professionele Contactgegevens

Juridische Grondslag

Rechtmatig Belang (het afwegen van ons belang in bedrijfsgroei tegen uw privacyverwachtingen).

Doel

Marketing & Communicatie: Nieuwsbrieven of updates versturen.

Categorie van Gegevens

Naam, E-mail

Juridische Grondslag

Toestemming (opt-in) of Legitiem Belang (bestaande klanten).

Doel

Website-analyse: Verbetering van prestaties en gebruikerservaring.

Categorie van Gegevens

IP-adres, Cookiegegevens

Toestemming (via onze cookie-banner).

Juridische Grondslag

Doel

Beveiliging & Naleving: Bescherming van systemen en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Categorie van Gegevens

Loggegevens, ID-gegevens

Juridische Grondslag

Wettelijke Verplichting en Rechtmatig Belang.

5. Gegevensbewaring

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is:

  • Lead-informatie: Als er geen contract tot stand komt, verwijderen we uw gegevens binnen 12 maanden na het laatste contact.

  • Klantendossiers: Gegevens met betrekking tot actieve contracten worden bewaard voor de duur van de relatie en tot 7 jaar daarna (wettelijke Nederlandse fiscale bewaartermijn).

  • Prospectiegegevens: Als u aangeeft dat u niet geïnteresseerd bent, plaatsen we uw gegevens op een "onderdrukkingslijst" om ervoor te zorgen dat we u niet opnieuw benaderen, of we verwijderen ze op verzoek.

6. Gegevens delen met derde partijen

We delen gegevens met vertrouwde dienstverleners (Verwerkers), waaronder:

  • CRM & Verkoopintelligentie: Zoals Apollo.io, om ons leadgeneratie en outreach te beheren.

  • Cloud-infrastructuur: Leveranciers van hosting en opslag.

  • Analyse: Google Analytics voor het monitoren van websiteverkeer.

Alle verwerkers zijn gebonden aan een Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) die ervoor zorgt dat zij gegevens alleen verwerken volgens onze instructies en hoge beveiligingsnormen handhaven.

7. Internationale overdrachten

Hoewel we prioriteit geven aan opslag binnen de Europese Economische Ruimte (EER), zijn sommige van onze dienstverleners (bijv. Apollo.io, LinkedIn.com) gevestigd in de Verenigde Staten.

Voor overdrachten naar de VS vertrouwen we op:

  • Het EU-VS Data Privacy Framework: Voor providers die onder dit framework gecertificeerd zijn.

  • Standaardcontractbepalingen (SCC's): Goedgekeurd door de Europese Commissie, waardoor equivalentie bescherming voor uw gegevens wordt gegarandeerd.

8. Gegevensbeveiliging

We implementeren passende technische en organisatorische maatregelen:

  • Versleuteling: Al het websiteverkeer is beveiligd via SSL/TLS (HTTPS).

  • Toegangscontrole: Beperkte toegang alleen voor geautoriseerd personeel.

  • Provideraudits: We selecteren tools (zoals Apollo.io) die voldoen aan industrie-norm certificeringen (bijv. SOC 2).

9. Cookies

We gebruiken cookies om uw ervaring te verbeteren.

  • Functionele cookies: Noodzakelijk voor de werking van de website.

  • Analytische cookies: We gebruiken Google Analytics met IP-maskering. Volledige tracking vereist uw expliciete toestemming via onze banner.

10. Uw rechten

Onder de GDPR heeft u de volgende rechten:

  • Toegang, correctie en verwijdering: Bekijk, corrigeer of verwijder uw gegevens.

  • Bezwaar tegen directe marketing: U kunt zich op elk moment uitschrijven voor onze outreach via de "unsubscribe"-link in onze e-mails.

  • Gegevensoverdraagbaarheid en beperking: Breng uw gegevens over of beperk de verwerking ervan.

  • Intrekking van toestemming: Trek toestemming op elk moment in zonder invloed op eerdere verwerking.

Om deze rechten uit te oefenen, mail naar info@polderbase.ai. We reageren binnen een maand.

11. Recht om te klagen

In Nederland kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP):

12. Wijzigingen in dit beleid

Periodiek bijgewerkt. De "Laatst bijgewerkt"-datum geeft de meest recente versie aan.

13. Contact

Email: info@polderbase.ai

Website: https://www.polderbase.ai